Esternalizzazione di attività aziendali
Esternalizzare: cosa comporta la scelta nelle imprese e nelle aziende
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi che può comportare la scelta di esternalizzare dei processi chiave aziendali.
Nel corso della vita di qualunque attività d’impresa, c’è sempre un momento in cui è necessario acquisire una nuova competenza per ricoprire un nuovo ruolo chiave od una nuova mansione che diventa necessaria.
Si pone a questo punto la scelta di assumere, come dipendente (determinato, indeterminato, contratto occasionale, ecc), una nuova risorsa, o avviare una collaborazione con una entità esterna, sia essa un’altra impresa, oppure un professionista (freelance o altro).
La scelta sarà: affidarsi all’Outsourcing (collaborazione esterna) o affidarsi a risorse interne (insourcing)?
Prima di entrare nel vivo del tema, per analizzare i pregi e difetti dell’una o dell’altra scelta, vediamo, in entrambi i casi, di cosa si tratta esattamente.
Definizione di Outsourcing e insourcing
Outsourcing: significato
In cosa consiste l’outsourcing
Il termine inglese Outsourcing è composto dalle due parole OUT (esterno) e SOURCE (risorsa) ed indica quindi che l’azienda può avvalersi di una o più risorse esterne specializzate per svolgere un certo compito, per un dato tempo, od a tempo indeterminato. Si traduce spesso in Italiano con il termine esternalizzazione della mansione.
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Insourcing: traduzione
Cosa significa gestione in Insourcing
Il termine Insourcing, indica che l’azienda si avvale di una risorsa interna dipendente, per svolgere una determinata mansione.
Ma come decidere quale delle due scelte è la migliore? In quali casi è opportuno esternalizzare le mansioni?
Vantaggi E svantaggi dell’outsourcing
Insourcing od outsourcing: come decidere in azienda
Esternalizzazione aziendale, a cosa serve
In verità, non c’è una soluzione valida per tutti i casi.
Come qualsiasi aspetto che riguardi il mondo aziendale, così anche in questo caso bisogna valutare quali sono le condizioni di base, da cui ha origine la necessità.
Possiamo considerare che l’esternalizzazione può riguardare interi processi aziendali, come ad esempio la gestione della parte informatica, o la gestione dell’ intero processo di marketing, oppure può riguardare dei singoli compiti, o singole mansioni (tasks), da affidare all’esterno.
In ogni caso la scelta dell’outsourcing è spesso vantaggiosa quando si ha la necessità di avere a disposizione delle conoscenze e competenze altamente specialistiche che sarebbe gravoso – in termini di costi e tempi – formare all’interno dell’azienda.
Così ad esempio in una piccola impresa/attività, o anche in una PMI più strutturata, l’esternalizzazione è una soluzione spesso obbligata, perché difficilmente una realtà di questa piccole e medie dimensioni può disporre di più reparti specializzati all’interno.
Con questa soluzione (outsourcing) una piccola, piccolissime e media impresa potrebbe ottenere dei risultati che altrimenti le sarebbero preclusi.
Allo stesso modo anche una grande impresa potrebbe avere necessità di esternalizzare una determinata attività per evitare di dovere istruire ed avviare risorse interne. In questo modo riduce i tempi e rende il processo o l’attività più efficiente ed efficace.
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Outsourcing aziendale: Quali vantaggi?
Con le grandi trasformazioni del mondo del lavoro e della tecnologia che sono avvenute negli ultimi venti anni, per un’azienda risulta sempre più difficile stare al passo con competenze sempre nuove; per questo un crescente numero di aziende preferisce utilizzare la soluzione dell’outsourcing.
Ma quali sono i vantaggi che ne ricava un’azienda?
Anzitutto l’azienda ha la possibilità di avvalersi di partner che dispongono delle specializzazioni necessarie a svolgere il compito o la mansione.
Questo è un tema importante soprattutto per tutte le micro, piccole e medie imprese, che in questo modo, da un lato si liberano dell’onere amministrativo dell’assunzione di personale dipendente ed altresì, la direzione non deve utilizzare il proprio tempo per formare alla mansione dipendenti già esistenti; d’altro lato l’azienda può ottenere un risultato che non avrebbe raggiunto senza implementare una collaborazione esterna, o che avrebbe raggiunto con maggiore difficoltà.
Inoltre, il soggetto esterno ha la disponibilità di tutte le infrastrutture ed i mezzi necessari a svolgere quel compito, ed anzi, spesso trattandosi del suo ambito di lavoro, possederà quelle soluzioni tecnologiche più avanzate, di cui l’azienda potrebbe non disporre, mettendole a disposizione per ’obiettivo da raggiungere, con il vantaggio per l’impresa di non dover sostenere i costi aggiuntivi.
Un altro vantaggio è rappresentato dalla riduzione dei costi fissi che comporterebbe l’operazione.
L’assunzione di altro personale interno (specializzato!) comporterebbe infatti un aumento dei costi fissi, mentre l’outsourcing determina il sorgere di costi variabili, aumento della produttività, dell’efficienza e la creazione di economie di scala.
Ma la scelta dell’affidarsi ad un partner in outsourcing comporta anche alcune difficoltà e rischi da tenere presenti al momento della scelta; bisogna riflettere sul fatto che:
- Occorrerà studiare, insieme al partner outsourcer, un sistema di valutazione e di misurazione delle performance.
- Bisognerà considerare la possibilità, in alcuni casi, di perdere il contatto diretto con il cliente per le questioni legate al compito del collaboratore esterno;
- Bisogna comunque mettere in conto che occorrerà del tempo perché, il reparto aziendale, a cui è richiesto di interfacciarsi con il fornitore partner, si adegui ai nuovi sistemi, tempi e processi di quest’ultimo.
Outsourcing Strategico: organizzazione dell’economia aziendale
La scelta di affidarsi ad un outsourcer, rappresenta a tutti gli effetti anche una scelta strategica di efficienza dei processi aziendali.
Il partner esterno, possiede infatti tutte le competenze specialistiche necessarie allo svolgimento della mansione, e tali competenze devono essere costantemente aggiornate, per essere fornite all’azienda committente (outsourcer).
Allo stesso modo, come abbiamo accennato prima, dispone di tutte le tecnologie e degli strumenti più aggiornati per condurre in modo efficace la sua attività (d’altronde i suoi investimenti sono finalizzati proprio a questo) e questo consente all’azienda di destinare le proprie risorse ad altre mansioni, rendendo in questo modo, più efficiente il processo.
Si viene in tal modo a creare una spirale virtuosa che permette l’innalzamento della produttività.
C’è anche un altro aspetto strategico importante: l’outsourcer si assume la responsabilità per la valutazione ed il raggiungimento dei risultati, ma non solo, anche per la risoluzione dei problemi che possono presentarsi nel corso dello svolgimento dell’incarico.
In sostanza anche lui, oltre al management, si assume una parte del risk management o gestione del rischio.
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In quali casi viene usato l’outsourcing
Esempi di impiego nelle aziende e imprese
Con le evoluzioni del mondo del lavoro, dell’informatica e della comunicazione, ci sono degli ambiti specifici in cui l’uso delle risorse esterne può rivelarsi efficace.
Uno di questi è il settore della contabilità; con l’introduzione del sistema di fatturazione elettronica, molte aziende si sono ritrovate nella necessità di delegare l’attività di compilazione dei documenti fiscali ad aziende e studi esterni.
Lo stesso viene spesso attuato con la gestione del sistema informatico aziendale.
Così come un altro settore che utilizza l’esternalizzazione in modo sempre più frequente è proprio quello del marketing.
Sempre più aziende tendono ad affidarsi ad agenzie esterne per la gestione del marketing e della comunicazione, in particolare alcuni settori più specifici, come la gestione dei Social media, la grafica, campagne Google o SEO o la gestione della scrittura creativa vengono affidati a piccole realtà specializzate esterne.
In questo modo le Piccole e Medie imprese, e le micro imprese, possono avvalersi di un’unità esterna, non potendo permettersi lo sviluppo di un ufficio interno, che le accompagni nel processo di realizzazione delle proprie campagne di comunicazione e marketing.
Il Marketing e la Comunicazione in Outsourcing
L’esternalizzazione nella tua attività e azienda
In generale solo le grandi aziende possono quindi avvalersi di un ufficio marketing strutturato per avviare e seguire delle campagne di comunicazione.
Il motivo è che queste aziende possono disporre di professionalità di vario genere, che coprono tutti i campi della comunicazione aziendale.
Per una Micro, piccola, o media impresa occorrerebbe avere a disposizione diverse professionalità, che avrebbe difficoltà poi a gestire a proprio per la sua dimensione.
Ma quali sono le specializzazioni di cui avrebbe bisogno? Almeno una decina, che equivalgono ad almeno 7 dipendenti.
Le specializzazioni imprescindibili secondo noi sono la conoscenza di:
- Marketing: principi base, avanzati, la loro applicazione nel giusto contesto e leve;
- Comunicazione: principi base ed avanzati e loro attuazione in un piano strategico;
- Tool: conoscenza e loro applicazione dei vari programmi (software) che si utilizzano;
- SEO: il posizionamento nei motori di ricerca;
- Sistemi e programmazione;
- Competenze tecniche varie: per gestire campagne e la presenza online
- Grafica e di video editing;
- Copywriting professionale;
- Analitica, sapendo leggere e interpretare i dati;
- Advertiser che si occupa della gestione del budget pubblicitario finalizzato all’obbiettivo.
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Aggiornamento costante nella materia
La prima considerazione che è necessario fare è che qualunque risorsa esterna venga chiamata a collaborare con la struttura, possiederà quelle competenze necessarie a risolvere il problema o svolgere quel compito che gli viene affidato.
Questa caratteristica sarà sempre presente perché si tratta di uno specialista in materia, e perché in quanto tale, può avvalersi di un aggiornamento costante delle sue competenze.
Pur essendo le competenze varie e diversificate, una struttura completa è in grado di offrirle ai propri clienti attraverso servizi che puntano efficacemente all’obiettivo posto.
Si tratta di Know – how (conoscenze specialistiche) che vanno, dalle basi teoriche fino all’implementazione e gestione tecnica.
Ora vediamo che genere di competenze sono necessarie per la gestione della comunicazione e del marketing.
Conoscenza dei principi di base del marketing
La prima competenza riguarda i principi di base del marketing e di comunicazione.
Attraverso la capacità di analisi e la competenza nella redazione di una strategia omnicanale, un outsourcer è in grado definire la direzione strategica dell’azienda.
È un compito che può essere svolto dall’azienda, tramite una consulenza esterna o direttamente esternalizzato. Questo è un punto chiave per l’impresa in quanto traccerà la linea degli step e delle azioni da compiere.
Conoscenza dei principi base della comunicazione
Ovviamente sono competenze che non possono mancare.
A livello verbale, la Programmazione Neuro – Linguistica (PNL), a livello di scrittura, il copywriting, a livello grafico la conoscenza dei principi di grafica, sono conoscenze complementari, che determinano la costruzione di un messaggio efficace.
Conoscenza di programmi, software e tool per ottimizzare il lavoro
Si tratta di quell’insieme di conoscenze che servono per rendere efficiente il lavoro. Solo uno specialista è spesso in grado di programmare, gestire e formare personale per la gestione di sistemi informatici, anche complessi, come un Database od un Software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Identico discorso vale per lo sviluppo di siti web, come ad esempio la corretta implementazione del protocollo HTTPS per la sicurezza; l’utilizzo delle ultime versioni del linguaggio php, la cui versione 8.0, permette una maggiore protezione contro hackeraggi vari e bug del sito, il corretto setting dell’hosting, il posizionamento del sito web nei motori di ricerca, ecc.
Nella gestione aziendale, il funzionamento dei sistemi informatici, è un requisito di base per l’operatività, perché qualunque problematica rilevante dovesse presentarsi, deve essere risolta tempestivamente, ed un dipendente, malgrado possa avere delle conoscenze informatiche, difficilmente conoscerà nello stesso momento argomenti di grafica, di sviluppo siti web e di funzionamento di sistemi: sono totalmente argomenti differenti!
Soltanto attraverso una struttura adeguata od un tecnico specializzato che affianca il management, l’azienda può essere in grado di affrontare situazioni che, nel tempo, possono rivelarsi problematiche.
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Competenze specifiche di SEO e SMM e competenze di analitica
Con l’importanza che hanno assunto oggi i motori di ricerca, le competenze specifiche di Ottimizzazione dei testi per i motori di ricerca (SEO – Search Engine Optimization) e Marketing per i Social Media (SMM –Social Media Marketing), sono così rilevanti che il non presidiare determinati canali può dare un vantaggio competitivo importante ai propri competitor.
In quest’ambito vanno poi considerati gli aspetti di analisi dei dati.
I dati di mercato e i dati relativi ai risultati delle campagne di comunicazione hanno bisogno della giusta lettura e di essere rappresentati e validati per la specifica attività.
Solo uno specialista in materia è in grado di “mettere ordine” a questa massa di dati disponibili, riuscendo ad interpretarli perché l’impresa possa rispondere prontamente e in modo adeguato.
Competenze di copywriting
Per scrivere bene, trasmettendo in modo chiaro i concetti, ma soprattutto comunicando emozioni a chi legge o ascolta occorre una specializzazione ed una competenza che non può essere improvvisata e che richiede anni di studi, dote naturale e di esperienza sul campo.
Anche in questo caso, se non si ha una risorsa interna specializzata, il ricorso all’outsourcing è vitale.
Competenze di grafica e video
Se la scrittura di testi ben impostati, trasmette delle emozioni in chi legge, anche la parte visuale (grafica, immagini e video) ha la necessità di essere di spessore, curata e studiata da esperti del settore; solo così si può pensare di poter realmente competere con il mercato.
Il ricorso a specialisti esterni,anche in questo caso – se non si dispone di un reparto dedicato – permette di porsi sul mercato con la giusta ed adeguata immagine.
L’affidarsi ad una struttura specializzata esterna, sia per una piccola azienda, che per una grande società, consente l’ottimizzazione delle risorse, risparmiando su costi di struttura, dedicando le risorse disponibili al cuore dell’attività aziendale, senza perdersi in compiti e problematiche di altro genere.
Pensare di potersi occupare internamente, di tutti gli aspetti, se non si dispone di un reparto specifico è, a nostro avviso, non possibile.
Per questo noi di MAGNET siamo a tua disposizione per tutte le esigenze di Marketing e Comunicazione che possono sorgere nella tua azienda e attività.